- Tổ chức tuyên truyền về Đại hội đại biểu Đoàn TNCS Hồ Chí Minh trường Cao đẳng Giao thông Vận tải III.
- Chủ động tổ chức; tích cực vận động đoàn viên thanh niên tham gia các hoạt động phong trào chào mừng Đại hội đại biểu Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Liên Chi đoàn và đại hội Đoàn trường Cao đẳng Giao thông Vận tải III.

1.   Đối tượng – Tiêu chuẩn – Nguyên tắc Đại biểu:

1.1. Đối tượng – Tiêu chuẩn:

- Đoàn viên đang sinh hoạt tại các Chi đoàn, các CLB - Đội - Nhóm trực thuộc Liên chi đoàn, đảm bảo đủ tư cách và tiêu chuẩn. Được hiệp thương làm đại biểu chính thức (hoặc dự khuyết) của Đại hội Đại biểu Liên chi đoàn.

- Đại biểu Đại hội có khả năng đại diện cho tiếng nói, cho lợi ích thiết thực, hợp pháp của Đoàn viên, thanh niên.

- Có khả năng đóng góp những nội dung cụ thể, thiết thực cho công tác Đoàn và phong trào thanh niên. Có khả năng tiếp thu và triển khai các nghị quyết của Đại hội tại Chi đoàn.

- Trung thực, gương mẫu trong sinh hoạt có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành tốt các quy định về thời gian sinh hoạt của Đại hội.

1.2. Nguyên tắc:

- Đại biểu dự Đại hội là Đại biểu được Đại hội hoặc Hội nghị các Chi đoàn, CLB – Đội – Nhóm trực thuộc cử lên theo nguyên tắc hiệp thương, dân chủ, biểu quyết. Đại biểu được hiệp thương phải có quá nửa số đại biểu có mặt tại Đại hội (Hội nghị) biểu quyết đồng ý.

- BCH Liên chi đoàn là cấp triệu tập Đại hội được quyền chỉ định đại biểu dự Đại hội với số lượng không quá 5% so với tổng số Đại biểu được triệu tập.

1.3. Số lượng:

- Tùy theo quy mô Đoàn viên, các Liên chi đoàn chủ động đề xuất số lượng phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất, tài chính của cơ sở.

- Cần đảm bảo các thành phần sau: 

+ Đại biểu khách mời (do BCH Liên chi đoàn quyết định) gồm các thành phần: đại diện Ban Thường vụ Đoàn trường, Bí thư Chi bộ, Trưởng phó Khoa, các đơn vị bạn.

+ Đại biểu chính thức bao gồm:

• Đại biểu đương nhiên là BCH Liên chi đoàn đương nhiệm.

• Đại biểu được hiệp thương từ Đại hội (Hội nghị) Chi đoàn, CLB – Đội – Nhóm trực thuộc.

•  Đại biểu do BCH Liên chi đoàn chỉ định (không quá 5% so với tổng số Đại biểu được triệu tập).

+ Đại biểu dự khuyết

2.1. Đại biểu chính thức: được phân bổ trên các cơ sở

- Căn cứ vào số lượng Đoàn viên: cứ 30 Đoàn viên được phân bổ thêm 1 đại biểu (tỉ lệ này có thể thay đổi, tùy vào tình hình của từng Liên chi đoàn). Căn cứ vào tỉ lệ trên, các Chi đoàn được phân bổ chỉ tiêu hiệp thương theo nguyên tắc làm tròn số.

- Mỗi CLB - Đội- Nhóm trực thuộc Liên chi đoàn phân bổ 1 đại biểu.

2.2. Đại biểu dự khuyết: Mỗi Chi đoàn hoặc CLB – Đội – Nhóm trực thuộc được hiệp thương ít nhất 1 đại biểu dự khuyết.

3.1. Quy trình tiến hành:

- Căn cứ vào hướng dẫn trên, BCH Liên chi đoàn tiến hành phân bổ đại biểu cho các Chi đoàn và CLB – Đội – Nhóm trực thuộc.

- Các Chi đoàn và CLB – Đội – Nhóm trực thuộc có trách nhiệm thực hiện theo đúng phân bổ đại biểu về số lượng, cơ cấu. BCH Chi đoàn, thảo luận danh sách trước khi đưa ra Đại hội (Hội nghị) để hiệp thương.

3.2. Thủ tục:

- Sau khi tiến hành hiệp thương tại Đại hội (Hội nghị), các Chi đoàn hoàn chỉnh các thủ tục và báo cáo về BTC Đại hội Liên chi đoàn trước 5 ngày diễn ra Đại hội.
- Thủ tục gồm: Biên bản hiệp thương đại biểu tham dự Đại hội Liên chi đoàn; lý lịch trích ngang từng đại biểu; danh sách trích ngang theo mẫu.

1. Thời lượng tổ chức: tối đa 1 buổi, có thể chia thành 2 phiên: phiên nội bộ và phiên công khai.
2. Về thời gian:

- Từ ngày 30/6 – 30/08/2014: BCH các Liên chi đoàn, trình xin ý kiến BTV Đoàn Trường kế hoạch trước 7 ngày diễn ra Đại hội.

- Hoàn chỉnh hồ sơ, đề nghị công nhận BCH mới gửi về VP Đoàn Trường 7 ngày sau đại hội.

3. Nội dung chính cần thực hiện:

- Thảo luận, quyết định phương hướng công tác Đoàn và phong trào thanh niên nhiệm kỳ mới.

- Hiệp thương bầu BCH Liên chi đoàn nhiệm kỳ mới.

- Hiệp thương cử đại biểu dự Đại hội Đại biểu Đoàn TNCS HCM trường Cao đẳng Giao thông Vận tải III khóa II, nhiệm kỳ 2014 – 2016.

4.   Công tác chuẩn bị Đại hội:

4.1. Chuẩn bị nội dung Đại hội: 

- Xây dựng Kế hoạch tổ chức Đại hội đại biểu Liên chi đoàn. Trong kế hoạch, phân công Ban Tổ chức và các Tiểu ban của Đại hội phụ trách các nội dung công việc: tiểu ban nội dung, tiểu ban nhân sự - đại biểu, tiểu ban tài chính - hậu cần, tiểu ban Tuyên truyền hoạt động với nhiệm vụ cụ thể như sau:

+ Tiểu ban nội dung: chuẩn bị dự thảo văn kiện Đại hội Liên chi đoàn (Bao gồm: Chương trình Đại hội, Chương trình hoạt động); hướng dẫn Chi đoàn góp ý nội dung văn kiện Liên chi đoàn; chuẩn bị nội dung thảo luận trong Đại hội.

+ Tiểu ban nhân sự - đại biểu: tiến hành phân bổ đại biểu theo nguyên tắc; theo dõi công tác hiệp thương Đại biểu tham dự Đại hội tại Đại hội (Hội nghị) của các Chi đoàn, CLB – Đội –Nhóm trực thuộc; chuẩn bị đề án xây dựng BCH Liên chi đoàn; kiểm tra, gặp gỡ các nhân sự, ứng cử viên, kiểm tra tư cách đại biểu; ghi nhận và báo cáo với Đoàn Chủ tịch các trường hợp hiệp thương, ứng cử, xin rút khỏi danh sách hiệp thương nhân sự. 

+ Tiểu ban tuyên truyền hoạt động: thực hiện công tác tuyên truyền về Đại hội, trang trí phòng ốc, phát động phong trào thi đua chào mừng Đại hội, phụ trách chương trình trò chơi, văn nghệ phục vụ Đại hội.

+ Tiểu ban tài chính - hậu cần: phụ trách tài chính, hậu cần của Đại hội, chuẩn bị thư mời, đón tiếp đại biểu, khách mời.

- Xây dựng dự thảo Văn kiện Đại hội bao gồm các văn bản: chương trình Đại hội, chương trình hoạt động nhiệm kỳ mới.

- Tổ chức lấy ý kiến góp ý của Đoàn viên, thanh niên.

4.2. Chuẩn bị nhân sự:

- Xây dựng Kế hoạch phân bổ đại biểu dự Đại hội Đại biểu Liên chi đoàn, thông tin cho các Chi đoàn và các CLB – Đội – Nhóm trực thuộc, theo dõi quá trình hiệp thương chọn cử đại biểu của các Chi đoàn và các CLB – Đội – Nhóm trực thuộc đảm bảo đúng tiêu chuẩn, quy trình theo quy định; tổng hợp danh sách đại biểu, phân tổ thảo luận, chỉ định Tổ trưởng, tổ phó.

- Xây dựng Đề án Ban chấp hành Liên chi đoàn; cho các Chi đoàn và các CLB – Đội – Nhóm trực thuộc hiệp thương giới thiệu nhân sự tham gia Ban Chấp hành theo dự thảo Đề án (nếu đủ điều kiện); thường xuyên báo cáo xin ý kiến của Chi ủy – BCN khoa và Ban Thường vụ Đoàn Trường về vấn đề nhân sự.

- Lưu ý: Số lượng BCH Liên chi đoàn từ 03 đến 05 người (căn cứ vào số lượng Chi đoàn trực thuộc). Hội nghị Ban chấp hành lần I hiệp thương các chức danh bao gồm 01 Bí thư Liên chi đoàn, 01 phó bí thư Liên chi đoàn.

4.3. Chuẩn bị các hoạt động tuyên truyền – hậu cần:

- Thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền về Đại hội Liên chi đoàn.

-  Xây dựng Chương trình và kịch bản chi tiết chương trình Đại hội.

-  Xây dựng các phương án hậu cần và an ninh trật tự cho Đại hội (thư mời, đón tiếp đại biểu, dự trù kinh phí, trang trí, quà tặng, các cơ sở vật chất khác…)

4.4. Công tác liên tịch Đại hội:

- Thành phần gồm: đại diện Chi ủy – Ban chủ nhiệm khoa, Ban Thường vụ Đoàn Trường, tập thể Ban chấp hành Liên chi đoàn, đại diện BCH Đoàn Khoa.
- Các loại văn bản phục vụ cho liên tịch:

+ Báo cáo công tác hiệp thương bầu đại biểu dự Đại hội Liên chi đoàn.

+ Danh sách tổng hợp đại biểu dự Đại hội, danh sách phân công tổ thảo luận (nếu có).

+ Dự thảo văn kiện đã được hoàn chỉnh tiếp thu trình Đại hội.

+ Dự thảo Đề án nhân sự Ban chấp hành và nhân sự, chức danh cụ thể dự kiến trình Đại hội.

+ Dự thảo Chương trình Đại hội và kịch bản chi tiết (kịch bản văn đọc) của chương trình Đại hội.

+ Dự thảo phân công cán bộ tham gia vào các tổ công tác tại Đại hội: Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách Đại biểu.

1. Chương trình Đại hội:

- Chương trình Đại hội đảm bảo đúng nghi thức Đoàn và các bước theo hướng dẫn thực hiện điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
- Đại hội chỉ có giá trị khi có ít nhất 2/3 số lượng đại biểu triệu tập tham dự.
- Khi hiệp thương cử đại biểu, hiệp thương nhân sự vào BCH, phải có quá 2/3 số đại biểu chính thức có mặt đồng ý thì người được đề cử, ứng cử mới trúng cử.
- Khi hiệp thương thông qua các nội dung văn kiện, phải có phải có quá 2/3 số đại biểu chính thức có mặt đồng ý thì nội dung đó mới được thông qua.
- Bố trí tỉ lệ thời gian hợp lý để góp ý dự thảo văn kiện Đại hội cấp trường; chia tổ để thảo luận các nội dung.
- Tuỳ theo điều kiện cụ thể có thể tổ chức Đại hội thành một hay hai phiên và bố trí các nội dung của chương trình Đại hội hợp lí, căn cứ vào chương trình khung sau đây: 

+ Phiên thứ nhất: 

1. Tập trung, ổn định

2. Chào cờ - Quốc ca -  Bài ca chính thức của Hội Sinh viên Việt Nam 

3. Hiệp thương Ban Thẩm tra tư cách đại biểu.

4. Hiệp thương Đoàn Chủ tịch Đại hội. Đoàn Chủ tịch lên điều hành Đại hội. Đoàn Chủ tịch giới thiệu Đoàn Thư ký.

5. Trình bày và hiệp thương thống nhất chương trình Đại hội.

6. Trình bày tóm tắt văn kiện Đại hội Liên chi đoàn

7. Hướng dẫn thảo luận

8. Thảo luận đóng góp văn kiện Đại hội Liên chi đoàn; văn kiện Đại hội Hội sinh viên trường.

+ Phiên thứ hai: 

1. Tuyên bố lý do - Giới thiệu đại biểu. 

2. Báo cáo tóm tắt kết quả thẩm tra tư cách đại biểu.

3.Trình bày tóm tắt chương trình hoạt động.

4. Báo cáo tổng hợp nội dung đóng góp văn kiện Đại hội Liên chi đoàn.

5. Phát biểu chỉ đạo của Đoàn Trường, Chi ủy – BCN khoa. 

6. Đại hội thảo luận, tiến hành hiệp thương thông qua chương trình hoạt động.

7. BCH Liên chi đoàn lâm thời tuyên bố mãn nhiệm kỳ.

8. Trình bày và hiệp thương thống nhất Đề án nhân sự BCH Liên chi đoàn.

9. Giới thiệu danh sách ứng cử viên tham gia BCH Liên chi đoàn nhiệm kỳ 2014 - 2016. Tiến hành bầu cử.

10. Ra mắt BCH Liên chi đoàn nhiệm kỳ 2014 – 2016. 

11. Hiệp thương bầu đại biểu tham gia ứng cử BCH Đoàn Trường. 

12. Hiệp thương thông qua danh sách đoàn đại biểu tham dự Đại hội Đoàn Trường.

13. Đoàn đại biểu tham gia ứng cử BCH Đoàn Trường.

14. Hiệp thương thông qua Nghị quyết Đại hội.

15. Nghi thức bế mạc.

2. Trách nhiệm các ban, bộ phận trong Đại hội:

2.1.  Đoàn chủ tịch: Do Đại hội biểu quyết thông qua số lượng và thành phần (Đối với Đại hội Liên chi đoàn, số lượng Đoàn chủ tịch là 3 Đồng chí).

Nhiệm vụ:

- Điều khiển Đại hội theo chương trình đã được Đại hội quyết định.
- Hướng dẫn Đại hội thảo luận, thông qua phương hướng, nhiệm vụ công tác Đoàn nhiệm kỳ mới và những vấn đề có liên quan.
- Hướng dẫn công tác hiệp thương biểu quyết của Đại hội. 
- Giải quyết các vấn đề phát sinh trong đại hội.
- Điều hành thông qua Nghị quyết đại hội.
- Tổng kết, bế mạc Đại hội.

2.2.  Đoàn thư ký: Do Đoàn chủ tịch giới thiệu và báo cáo với Đại hội.

Nhiệm vụ: Ghi biên bản và tổng hợp ý kiến thảo luận.

2.3. Ban thẩm tra tư cách đại biểu: do Đại hội biểu quyết thông qua

Nhiệm vụ: Tổng hợp và báo cáo với Đại hội về tình hình đại biểu tham dự Đại hội.

2.4. Tổ bầu cử: do Đại hội biểu quyết thông qua

Nhiệm vụ: Trình bày thể lệ bầu cử, điều hành quá trình bầu chọn BCH nhiệm kỳ mới.

2.5. Tổ trưởng các tổ thảo luận: do BTC Đại hội chỉ định

Nhiệm vụ: Hướng dẫn các tổ thảo luận đóng góp các nội dung của văn kiện; tổng hợp và báo cáo các ý kiến đóng góp với Đại hội.

- Hoàn chỉnh hồ sơ gửi về Đoàn trường chuẩn y Ban chấp hành nhiệm kỳ mới, gồm:

+ Công văn đề nghị chuẩn y 

+ Biên bản Đại hội.

+ Biên bản Hội nghị BCH lần thứ nhất (bầu chức danh Bí thư, P.BT).

+ Danh sách trích ngang Ban chấp hành (có ghi rõ chức danh đã hiệp thương).

+ Nghị quyết Đại hội.

+ Văn kiện hoàn chỉnh (sau khi tiếp thu góp ý của Đại biểu Đại hội)

- Tổng hợp ý kiến góp ý của Đại biểu cho dự thảo văn kiện Đại hội Đại biểu Đoàn TNCS HCM trường Cao đẳng Giao thông Vận tải III lần thứ XIV – nhiệm kỳ 2014 – 2016.

- Hồ sơ Đại biểu dự Đại hội Đoàn trường: biên bản hiệp thương, công văn giới thiệu, lý lịch trích ngang từng Đại biểu, bảng tổng hợp danh sách trích ngang.

- Bổ sung hoàn chỉnh, triển khai các chương trình hành động cho các Chi đoàn, đội nhóm.

- Họp rút kinh nghiệm về công tác tổ chức Đại hội.